Proximus NXT, ICT-partner bij digitalisering notarissen
Naast arts en architect staat de notaris in de top 3 van meest betrouwbare beroepen. Dat kan niet zonder betrouwbare ICT-tools en een samenwerking gebaseerd op vertrouwen. Humanware bovenop software dus. Het recept van Fednot, 1.600 notarissen en Proximus NXT.
Digitale volmachten, videoconferencing, applicaties voor contacten met overheden: het notariaat gebruikt deze ICT-oplossingen al een tiental jaar dankzij het vertrouwen tussen Fednot, met Directeur Generaal Jan Sap, voorzitter Katrin Roggeman en ICT Program Manager Vincent Arijs, en het Proximus NXT-team van Dirk Janssens, Sales Account Executive, en Jan De Laet, Success Manager.
De notaris, relevant en betrouwbaar
Jan Sap: "Er zijn in België zo'n 1.600 notarissen, met een veelvoud van medewerkers en ongeveer 1.200 kantoren. Als koepelorganisatie faciliteren we met Fednot de notarissen op tal van vlakken. Ons hoger doel is het notariaat zo relevant mogelijk maken zodat klanten op sleutelmomenten een beroep op de notaris 'willen' doen, en niet alleen omdat het moet. Daarvoor is een optimale werking met de juiste ICT-tools in een evoluerende digitale context echt nodig."
Katrin: "Niet alleen de tools zijn nodig, ook de ondersteuning ervan. Onze notarissen zijn geen ICT-specialisten. Bovendien gaat voor sommige van onze leden de digitalisering nogal snel, terwijl die voor anderen niet snel genoeg kan gaan."
Nationale dekking en ICT-expertise
Vincent: "De Belg vertrouwt op de notaris, de technologie waarop die dan weer vertrouwt moet dus ook echt veilig en betrouwbaar zijn. We kozen al enkele jaren geleden voor Proximus NXT. Eén partner met een nationale dekking had onze voorkeur, al waren er nog andere troeven. Zo is er het brede 'end-to-end' - spectrum dat Proximus NXT bedient en dat verder is geëvolueerd doorheen onze samenwerking."
"Terwijl het vroeger alleen om connectiviteit draaide, is onze ICT-scope vandaag uitgebreid met videoconferencing, security, data, cloud, service en support. Ons centraal e-notariaat-portaal bijvoorbeeld, telt nu zo'n 150 applicaties die missie-kritisch zijn voor de notaris om zijn job goed te kunnen uitvoeren. We scheppen met Fednot ook het technisch kader op vlak van regelgeving, denk maar aan de wet op de privacy enz."
Beveiligd Notarieel Netwerk
Dirk: "Jan en Vincent maakten heel duidelijk dat beveiliging voor het notariaat superbelangrijk is. En beveiliging is natuurlijk iets dat je continu moet blijven ontwikkelen, het is niet iets dat je zomaar installeert."
Vincent: "Eén van de kernelementen is dus het Beveiligd Notarieel Netwerk (BNN). Het is een privaat netwerk, dat het gehele land overspant en elke notaris verbindt met de bevoegde overheidsdiensten. Data wordt volledig gescheiden van het reguliere internet. En dat is nodig om binnen het nauwkeurige juridisch kader te blijven rond data en gegevens die we uitwisselen."
Ecosysteem
Dirk: "We hebben met Proximus NXT een ecosysteem opgezet, volledig op maat van Fednot en de notariaten in België. We vangen de minder doorgedreven ICT-kennis van de notarissen én de strenge regulatie rond hun activiteiten op met het BNN, het cloudportaal 'Notariaat in de Cloud' en onze speciale ICT-helpdesk. Het is dankzij de open en transparante relatie die we met Jan, Vincent en hun collega’s hebben, dat we zo goed kunnen inspelen op de noden."
Katrin: "De digitalisering van de transacties via ICT geeft ons de mogelijkheid meer in te zetten op de begeleiding van de mensen in die complexiteit van de wetgeving en de maatschappij."
Jan De Laet: "Digitalisering is inderdaad heel belangrijk in dit verhaal, maar in onze samenwerking maakt het menselijk contact het verschil. We werken in dit verhaal niet alleen samen met Fednot, onze directe klant, maar ook met de notarissen én andere ICT-partners die soms lokale notariaten servicen. De tevredenheid van iedereen in dit ecosysteem is de basis voor onze NPS (Net Promoter Score)."
Onze samenwerking draait op wederzijds vertrouwen. Dat is de humanware bovenop de software.
Vincent Arijs is ICT Program Manager bij Fednot
Software én humanware
Vincent: "Er is een gezonde basis van wederzijds vertrouwen waarop onze samenwerking draait. Dat beschouw ik als de humanware bovenop de software. Het betekent samen antwoorden bieden op de vragen van onze notarissen, samen anticiperen op nieuwe technologische evoluties, net als samen verschillende ICT-architectuuropties afwegen en beslissen wat de juiste keuze is. Het gaat er dus om permanent te evalueren, het serviceniveau te blijven garanderen en samen prioriteiten te stellen. En dat tegelijk op operationeel én op strategisch niveau."
Jan Sap: "We hebben ooit problemen gehad met een cable cut. Ik heb toen met Dirk de hele avond aan de lijn gehangen om het op te lossen. Dat toont aan hoe snel we kunnen samenwerken."
We werken in dit verhaal samen met Fednot, met de notarissen én andere ICT providers. De tevredenheid van iedereen in dit ecosysteem is de basis voor onze Net Promoter Score.
Jan De Laet, Success Manager bij Proximus NXT
Dirk: "We staan dus constant in contact. Jan en Vincent weten dat ze mij altijd kunnen bellen, zelfs in de late avond. De uitwisseling met de vele gebruikers in de kantoren loopt ook continu. We hebben daarvoor bij Proximus NXT een aparte ICT helpdesk voor Fednot opgezet, waar de kantoren terechtkunnen met hun vragen."
Vincent: "We stonden al meermaals voor uitzonderlijke uitdagingen. Weten jullie die onderbrekingen nog van onze werking tijdens de overstromingen in de Vesdervallei? Wanneer je onder die omstandigheden professioneel en oplossingsgericht blijft functioneren, dan weet je wat je aan elkaar hebt."
Bedrijfsprofiel Fednot
Fednot ondersteunt de notariskantoren met juridische adviezen, het beheer van het kantoor, IT-oplossingen, opleidingen en informatie voor het grote publiek.
Jan Sap is Directeur Generaal van Fednot.
Katrin Roggeman, voorzitter van Fednot.
Vincent Arijs is ICT Project Manager bij Fednot.
Dirk Janssens is Sales Account Executive bij Proximus NXT.
Jan De Laet, Success Manager bij Proximus NXT.
